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    淺析OA系統應用實施存在的問題

    發布時間:2012-02-08閱讀次數:3397次

        所謂OA,即辦公自動化(OfficeAutomation),是辦公工作處理的自動化,它利用先進的技術,使人的各種辦公業務活動逐步由各種設備、各種人機信息系統來協助完成。達到充分利用信息。提高工作效率和工作質量.提高生產率的目的。然而很多企事業單位的OA系統開發建設完成后,沒有有效的措施保障系統的推行.引發使用者的抵觸?;蛘咧恢匾曄到y軟硬件建設,忽視信息化本身對于信息數據的需求。忽視了信息的收集、整理與利用,對數據、文檔等資料的數字化轉化沒有引起足夠的重視,使OA系統成為空殼。無法順利應用實施。針對以上種種問題.本文擬從制度、數據、人員等方面對OA系統的實施提出一些建議。

    1.建立健全規章制度,單位領導牽頭推廣,各部門協調配合

        OA系統往往涉及單位各個部門及人員.涉及面較廣。其引入的新的管理理念和模式.很大程度上改變了員工傳統的作業習慣。在推廣過程中。難免要遇到各種阻力.因此.要從制度上、人員上加以保證。首先.通過將OA系統的實施制度化,制定OA系統運行的規定及一整套實施細則,明文要求系統的使用.尤其要切斷非必要的傳統紙質信息流轉形式;同時.在人員方面.單位領導要帶頭堅持使用.不使系統卡在某些關鍵的審批環節.而各部門之間也要充分協調配合.利用OA的信息共享平臺.把行政管理和業務實施在OA平臺上開展起來,以促進系統迅速、切實地應用起來。

    2.重視數據遷移與數據共享

        信息系統建設中有一句老話.。三分技術、七分管理、十二分數據”。如今的OA系統建設的核心.就是要打破傳統的信息孤島現象,對數據資源進行統一規劃.并制定統一的數據標準和建立整個OA系統共享的中心數據庫。在OA實施推進的過程中.需要整合舊系統遺留的歷史數據.存在結構復雜或不規范、數據量浩大、數據不全或者有誤等多種情況.如果不能對這些已有數據進行正確的整理和遷移.常常會讓新的OA系統成為空殼.無法支持業務的順利開展。而整理數據的工作往往耗時費力.為此。建議成立專門的數據項目組、單獨立項、專業實施。同時.針對企事業單位存在的一個業務部門要同時管理多套信息系統進行信息上報的情況.OA系統作為日常辦公的基本業務平臺.允許用戶方便地自定義各種業務流程和表單.和其他系統進行數據整合。生成各種統計報農;預留良好的接口,方便信息數據的導入導出,從而能量大限度地減少使用者的重復勞動。

    3.充分運用人性化的設計與管理

        OA系統本身設計上要增加一些人性化的東西.比如領導工作繁忙,可將一些非關鍵的流程交由其他崗位掌握進度。在審批的界面可以設定一些常用的審批語言.以供簡單點擊選擇.從而可以盡量簡化審批流程;比如對于有些使用者在電腦操作上不是很在行.可以配合使用手寫板;在內部短信、郵件功能上可以設定自定義群組.實現短信、郵件有針對性的群發。而隨著3G移動網絡的部署.移動OA系統可將原有OA系統上的公文、通訊錄、日程、文件管理、通知公告等功能遷移到手機,讓用戶可以隨時隨地進行掌上辦公。這些人性化的設計能讓用戶體會到信息化帶來的便利。從而更樂于接受系統。

        可以通過分布實施系統進行人性化的管理,從易到難啟動各個功能模塊。先選擇一些最為常用的、非常必要的、容易推廣的功能和設計相對簡單的工作流程作為初期實施功能.如信息發布等。而一些復雜的流程及輔助辦公性質的如車輛管理、會議管理、資產管理、圖書管理、辦公用品管理、表單管理等模塊,可以在系統應用良好的情況下再逐步地開放給用戶。弱化用戶對新系統的抵觸情緒。以確保實旄和推廣的效率。

    4.要進行全面的用戶培訓

        網絡化的OA系統使得幾乎人人都可能成為OA系統的用戶.對用戶的培訓決定了OA軟件的使用程度,用戶培訓是成功實施OA系統的重要因素。培訓可采用授課和現場培訓的方式進行.針對不同的管理層級(高層管理人員、中層骨干管理者和普通用戶)。不同的用戶權限(系統管理、業務管理、行政管理)制定相應的培訓方案。通過對OA理論、OA軟件系統功能、使用操作、數據采集等方面的內容進行不同層次的培訓。使用戶明確OA原理、相關管理理論和具體的OA實施方法.從而提高人員的技術水平和寨質。最重要的是.要通過培訓提高全員對實施OA項目根本意義的認識。提高積極性和主動參與意識。提高和增強全員的信心和熱情,使所有員工都能盡快地進入角色。

    5.結束語

        OA系統實施時需要重點關注的有制度的保證、數據的支持,并輔以一些人性化的設計與管理.實施全面的人員培訓.讓OA系統能真正融入企事業單位日常工作中.達到提高內部工作效率、節約運營成本、規范企業管理、提離單位競爭力.加強員工凝聚力的作用。

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